Protocole et conditions d’utilisation de ProprioEnquête®

(Veuillez signer et retourner à la CORPIQ)

Le terme « ProprioEnquête® » désigne l’ensemble des services d’enquête offerts par CORPIQ Inc. (ci-après « la CORPIQ »), incluant son système sur Internet et son service par télécopieur. Ce « Protocole et conditions d’utilisation de ProprioEnquête® » (ci-après appelé « protocole ») établit la relation et les termes d’utilisation entre d’une part la CORPIQ et, d’autre part, les utilisateurs qu’il autorise à utiliser ProprioEnquête®.

Ce protocole lie à la CORPIQ la personne physique et aussi la personne morale inscrite sur ProprioEnquête®. Le protocole ne remplace ni n’annule la convention de service intervenue antérieurement entre la CORPIQ et l’utilisateur, ni toute convention de service intervenue entre les parties, sauf en cas d’incompatibilité avec le protocole ou selon l’accord exprès des parties.

La CORPIQ offre ProprioEnquête® sous les conditions décrites ci-après.

Utilisateurs et responsabilités

ProprioEnquête® est conçu pour les propriétaires ou gestionnaires d’immeubles ayant des logements en location. Toutes les personnes physiques et les personnes morales qui souscrivent à ProprioEnquête® doivent déclarer à la CORPIQ tous les immeubles dont ils sont propriétaires et/ou gestionnaires ainsi que leur nombre de logements. Ces immeubles seront enregistrés dans le dossier de l’utilisateur.

Seul l’utilisateur autorisé peut utiliser ProprioEnquête® après avoir accepté le protocole lors de la première utilisation ou, s’ils utilisent la version imprimée, l’avoir signé et retourné à la CORPIQ par télécopieur ou par la poste. Ce protocole doit être signé et retourné de nouveau quand l’une de ces situations survient : lorsqu’une mise à jour du protocole est effectuée par la CORPIQ, lorsque survient une réadhésion à la CORPIQ après une interruption ou lorsque le nom de l’utilisateur inscrit au dossier a changé.

Le statut de membre de la CORPIQ ne constitue pas une autorisation à utiliser ProprioEnquête®. L’acceptation du présent protocole par le membre titulaire et par ses délégués est obligatoire pour accéder à ProprioEnquête®.

L’utilisateur principal s’engage à s’assurer que lui et son délégué qu’il autorise utilisent ProprioEnquête® selon les conditions du présent protocole. Avant d’utiliser ProprioEnquête®, le délégué doit d’abord avoir été inscrit et autorisé par le membre titulaire, puis autorisé par la CORPIQ.

La CORPIQ se réserve le droit

  • À un délai pouvant aller jusqu’à trois jours ouvrables pour traiter toute demande d’inscription à partir de la réception du présent protocole signé (ou accepté sur le site Internet).
  • D’effectuer au besoin des vérifications auprès des autorités compétentes sur tout utilisateur ou demandeur du statut d’utilisateur, y compris auprès du plumitif criminel.
  • De valider les immeubles et nombres de logements déclarés.
  • De limiter le nombre de délégués en fonction de critères tels que le nombre de logements ou le type d'adhésion.
  • De limiter le nombre d’enquêtes effectuées en fonction de critères tels que le nombre de logements ou le type l'adhésion.

Conditions d’utilisation

Conformément aux conditions énoncées dans ce protocole, le formulaire de consentement (intitulé Demande de location) doit, dans tous les cas, être signé par le candidat locataire afin d’obtenir des renseignements personnels le concernant. L’utilisateur s'engage à n’utiliser que la plus récente version du formulaire Demande de location fourni par la CORPIQ ou le service de demande de location informatisé disponible sur propriolocation.com. La version du formulaire papier est disponible dans la section membre du site web corpiq.com sous l’onglet « Lettres et formulaires » ou sur le site Internet de ProprioEnquête®. La CORPIQ peut refuser toute demande non conforme à ces dispositions.

L’utilisateur est responsable de s’assurer que les renseignements inscrits sur le formulaire Demande de location sont exacts, complets et clairs. Afin de corroborer les renseignements personnels inscrits sur le formulaire par un candidat locataire, l’utilisateur devra exiger qu’il présente une pièce d’identité fiable avec photo. Si des informations sont manquantes ou que le niveau de concordance avec les résultats n’est pas suffisant, ProprioEnquête® enverra à l’utilisateur uniquement le pointage prédictif généré par le résultat de la requête, sans aucune autre information.

Le formulaire de Demande de location complété par le candidat locataire doit préciser la date à laquelle la signature a été apposée et l’utilisateur a 14 jours pour procéder à l’enquête à partir de cette date. À l’expiration de ce délai, le consentement n’est plus valide et effectuer une enquête basée sur ce formulaire devient alors interdit, à moins qu’un nouveau formulaire de Demande de location soit obtenu du candidat. Un courriel ne constitue pas une preuve suffisante de consentement.

Tout formulaire Demande de location doit être téléversé (joint dans la section à cet effet) sur le site Internet sécurisé de ProprioEnquête®. Si cela n’est pas possible, il doit alors être envoyé par télécopieur sans délai.

La version papier originale du formulaire Demande de location signée par le candidat locataire ou l’équivalent informatisé obtenu par propriolocation.com, que le candidat ait été accepté ou non comme locataire, doit être conservée de manière sécuritaire à l’établissement désigné par l’utilisateur pendant une période de trois ans, qu’il demeure membre ou non de la CORPIQ. Les rapports et les renseignements personnels qui s’y rattachent doivent être conservés dans le même endroit sécuritaire. Toutes les données ayant fait l’objet d’une demande ou provenant d’un résultat d’enquête doivent être gardées en lieu sûr dans des classeurs verrouillés et protégés en tout temps de la vue ou d’un accès par des personnes qui ne sont pas associées aux activités de location. Une telle sécurité verra à ce que tous les terminaux, ordinateurs, portables, téléphones intelligents ou autres équipements ou matériels pour recevoir l’information provenant de ProprioEnquête® fassent l’objet d’un accès contrôlé. Les utilisateurs ne doivent en aucun cas contrevenir au protocole ni aux exigences des fournisseurs de renseignements personnels concernant les mots de passe, l’utilisation, la divulgation et la protection des renseignements personnels et confidentiels des candidats, etc.

ProprioEnquête® ne servira pas d’entreposage de résultat d’enquête et toutes les demandes seront éliminées après trois ans et selon les ententes avec nos fournisseurs ou les lois en vigueur. L’utilisateur qui le souhaite doit donc conserver le résultat d’enquête par ses propres moyens et en conformité avec la loi.

Il est interdit de revendre ou de retransmettre les résultats d’enquête ainsi que tout renseignement personnel à des particuliers ou à des entreprises. Il est également interdit d’en faire un usage personnel ou autre que celui pour lequel le consentement a été donné.

Collecte et utilisation de renseignements

Au moment où l’utilisateur demande de commencer une relation avec la CORPIQ et durant le cours de cette relation, celle-ci peut recueillir des renseignements tels que les suivants :

  • des détails au sujet de l’utilisateur et sur ses antécédents, notamment ses noms, adresse, coordonnées, date de naissance, profession et autres détails de l'identité;
  • les dossiers des transactions de l’utilisateur avec la CORPIQ ou par un intermédiaire;
  • ses préférences et activités.

Ces renseignements peuvent être recueillis auprès de l’utilisateur ou de sources internes ou externes à la CORPIQ, notamment les suivantes

  • des organismes gouvernementaux, autorités policières et archives publiques;
  • les personnes autorisées à agir au nom de l’utilisateur;
  • les interactions de l’utilisateur avec la CORPIQ, y compris en personne, par téléphone, avec son appareil mobile ou par courriel ou par Internet;
  • des dossiers faisant état des opérations de l’utilisateur avec la CORPIQ. La CORPIQ restreindra la collecte et l'utilisation de renseignements à ce qui est nécessaire pour servir l’utilisateur et pour gérer ses affaires, notamment aux fins suivantes :
    • vérifier l’identité de l’utilisateur;
    • évaluer et traiter la  demande de l’utilisateur, ses comptes, ses opérations et ses rapports;
    • procurer à l’utilisateur le service à la clientèle et des renseignements relatifs aux comptes qu’il  détient auprès de la CORPIQ  et ses produits et services offerts;
    • analyser les besoins et activités de l’utilisateur afin de mieux le servir et de mettre au point de nouveaux produits et services;
    • assurer la protection de l’utilisateur  et celle de la CORPIQ contre la fraude et les erreurs;
    • Permettre à la CORPIQ de se conformer aux lois applicables et aux exigences réglementaires, y compris celles des organismes d'autoréglementation.

Divulgation des renseignements

La CORPIQ peut divulguer des renseignements personnels de l’utilisateur, notamment dans les circonstances suivantes :

  • en cas de contestation afin de déterminer le fondement, la nature et les détails de l’enquête effectuée par l’utilisateur en réponse à une ordonnance d'un tribunal, à un mandat de perquisition ou à toute autre demande que la CORPIQ jugera justifiée;
  • en réponse aux demandes de renseignements d'organismes de réglementation, y compris des organismes d'autoréglementation auxquels la CORPIQ est liée ou afin de satisfaire aux exigences légales et réglementaires applicables;
  • lorsque le destinataire est un fournisseur, un agent ou un autre organisme qui se charge de la prestation de services pour l’utilisateur, pour la CORPIQ ou en son  nom;
  • lors du décès d'un titulaire de compte, la CORPIQ peut communiquer au représentant de la succession de la personne décédée des renseignements relatifs au compte;
  • lorsque la loi le permet ou l’exige.

Si un utilisateur n’est pas en mesure de fournir une preuve de consentement après que la CORPIQ lui en a fait la demande, la CORPIQ peut transmettre les coordonnées de l’utilisateur à l’individu qui se plaindrait qu’on ait accédé à ses renseignements personnels sans y avoir consenti. La CORPIQ peut aussi transmettre les coordonnées de l’utilisateur à l’individu qui prétendrait que la preuve de consentement est fausse.

La CORPIQ fournit des accès basés sur la bonne foi des utilisateurs. Si une des conditions ci-haut énumérées ou toute information ou événement mettent en doute l’apparence de bonne foi, les utilisateurs pourraient se voir révoquer leur accès à ProprioEnquête® et ultimement leur statut de membre de la CORPIQ, annulant ainsi tous les avantages qui y sont associés. De plus, les personnes impliquées pourraient être poursuivies en justice.

Exonération

L’utilisateur qui reçoit des renseignements personnels au sujet d’un candidat locataire convient que la CORPIQ ne peut, en aucun cas, être tenue responsable de tout dommage résultant directement ou indirectement de la transmission ou de l’utilisation de renseignements inexacts ou incomplets, que ces renseignements aient été originalement inscrits sur le formulaire par le candidat locataire ou fournis par l’utilisateur ou par des tiers, incluant d’autres agents de renseignements personnels avec qui l’utilisateur transige directement sans l’intermédiaire de la CORPIQ via le système ProprioEnquête®. Les opinions et commentaires exprimés par des tiers sont ceux des individus interrogés et ne reflètent pas les opinions et positions de la CORPIQ. L’utilisateur s’engage à indemniser la CORPIQ de tout montant qu’elle pourrait être tenue de verser à titre de dommages et intérêts en raison d’un acte ou d’une omission qui serait imputable à l’utilisateur en raison de l’utilisation par celui-ci de renseignements personnels qui se sont avérés par la suite inexacts, faux ou trompeurs.

Transactions et obligations relatives aux paiements

Les tarifs facturés pour l’utilisation de ProprioEnquête® sont ceux affichés sur le site Internet au moment où l’enquête est effectuée. Les tarifs peuvent être modifiés sans préavis.

Procéder de nouveau à une demande de renseignements personnels sur un même individu est traité comme une nouvelle demande facturable. Est également facturable au plein prix toute demande ne générant pas de résultats, y compris en raison de renseignements incomplets, inexacts, d’erreurs ou d’omissions.

Chaque transaction doit être payée en ligne au moment de la demande, soit par carte de crédit, soit par points Proprio. Si ces modes de paiement posent des contraintes, il est possible d'ouvrir un compte, moyennant des frais de gestion annuels. Les modalités de paiement des transactions portées au compte sont de nets 30 jours. Tout solde impayé porte intérêt à un taux de 24 % annuel (2 % par mois).

Les points Proprio achetés pour effectuer des enquêtes sur Internet avec ProprioEnquête® sont valides tant que l’utilisateur est membre actif de la CORPIQ. L’utilisateur a trente (30) jours suivant la fin de son adhésion pour faire une demande de remboursement du solde disponible. Ce remboursement exclut les offres promotionnelles offertes par la CORPIQ, lesquelles ne sont pas monnayables. Tous les points Proprio offerts gratuitement au membre sont sujets à une date d’expiration et peuvent être retirés suite à celle-ci ou suivant la fin ou l’interruption de l’adhésion CORPIQ.

Les transactions par carte de crédit sont indépendantes de ProprioEnquête®. Le partenaire de traitement des cartes de crédit peut, à tout moment, refuser une transaction. Selon l’entente de l’utilisateur avec son fournisseur de carte de crédit, des frais peuvent s’appliquer aux transactions. La CORPIQ n’est pas responsable de ces frais. L’utilisateur est responsable des transactions en ligne payées par carte de crédit.

Politique de remboursement

Aucun remboursement ne s'applique aux achats d’enquêtes qui ont été livrées à l’utilisateur. De même, aucun remboursement ne s’applique si l’utilisateur désire modifier une demande déjà transmise. Il n’y a aucun remboursement si les résultats sont manquants ou incomplets en raison du manque de renseignements fournis par l’utilisateur et/ou de leur inexactitude comparativement à ceux du dossier recherché. Seules les transactions impliquant une erreur de transmission de données provenant d’un de nos fournisseurs de services ou de la CORPIQ elle-même seront remboursées, et ce pour la portion de la facture affectée par cette erreur.

Signature

Par la présente, l’utilisateur reconnaît que la CORPIQ agit en tant qu’agent de renseignements personnels. Conformément à l’entente intervenue entre l’utilisateur et la CORPIQ et dans le cadre de la vente, de la location ou de la gestion d’un immeuble ou d’une partie d’immeuble, d’un local ou d’un logement, ou à l’égard de personnes détenant ou désirant un emploi relié à la gestion d’une société détenue par l’utilisateur ou quelconques emplois liés à un immeuble, l’utilisateur sera appelé à requérir de la CORPIQ des informations provenant d’agences d’évaluation du crédit, ainsi que d’autres renseignements personnels provenant de tiers.

En aucun temps, l’utilisateur ne pourra requérir de la CORPIQ des rapports et renseignements personnels sans avoir préalablement obtenu le consentement manifeste, éclairé et spécifique de la personne physique concernée (candidat locataire, candidat endosseur ou candidat à un emploi dans le cadre de sa gestion immobilière), notamment par la signature d’une autorisation écrite à cette fin en utilisant le formulaire Demande de location en vigueur. L’utilisateur se servira des rapports et renseignements personnels uniquement pour s’assurer de la solvabilité, de la réputation ou du caractère d’une telle personne physique et conformément au consentement écrit et spécifique donnée par celle-ci.

L’utilisateur ne communiquera pas à des tiers les rapports et renseignements personnels obtenus de la CORPIQ, à moins d’avoir préalablement obtenu le consentement de la personne concernée et le consentement de la CORPIQ, ou dans les cas permis par la loi.

L’utilisateur prendra les moyens nécessaires pour assurer la sécurité et la confidentialité des rapports et renseignements personnels obtenus de ProprioEnquête® et ne permettra à son délégué, ses représentants, agents ou employés d’en prendre connaissance que pour les fins nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.

Sans restreindre les obligations précédemment mentionnées, l’utilisateur s’engage à respecter et à faire respecter à l’égard de ces rapports et renseignements personnels toute obligation imposée par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, ainsi que par tout règlement adopté en vertu de cette loi, de même qu’à respecter toute obligation qui lui incombe en vertu de toute loi ou règlement applicables.